1. Главная

Начать проводить видеовстречи очень просто. Вам уже не нужно думать о огромных вложениях и больших конференц-залах с большим количеством оборудования. В наши дни - любой уголок самого маленького офиса, даже домашнего, может быть развернут в настоящее эффективное пространство для видеоконференции. 

Следуйте нашим пяти простым шагам, и вы и ваши коллеги будут готовы впустить в привычный ритм новый мир, с отличным аудио и видео для того, чтобы дать видеовстречам ощущение реальной коммуникации. 

1. Необходимо всё проанализировать 

Начните с того, что проанализируйте что в вашей организации уже есть для удаленных конференций. Сколько будет участников, какой сервис или платформу вы привыкли или планируете использовать и какие ещё альтернативы возможны, а может вы и вовсе планируете их комбинировать? Привлеките к этому вопросу коллег, которые регулярно принимают участие в дистанционных встречах и внесите их нужды в начальный базовый набор необходимого. 

Составьте список ориентируясь на вопросы ниже:

• Количество участников, решений: Как много людей будут принимать участие во встречах именно в офисе? Вам нужно несколько решений для разного размера комнат? 
• Количество комнат: Сколько одновременных дистанционных встреч должно проводиться в вашем офисе?
• Кому из сотрудников нужно персональное оборудование: Нужно ли вам специальное оборудование для организации дистанционной работы, например, из дома? (например спикерфон, личная вебкамера, гарнитура для сотрудника). Убедитесь, что удаленный сотрудник готов к удаленным конференциям, либо предоставьте ему все необходимое
• Нововведения в компании: Каково отношение в организации к видео встречам? Простая аудиоконференция - это всегда вариант, но, может быть, пришло время открыть для себя дополнительные возможности хорошо видеть и слышать друг друга?
• Поддержка нужных разъемов, приложений: Какие услуги, платформы и способы подключения должны поддерживать видео решения?

2. Выберите режим использования

После проведенного необходимого анализа, пришло время решить, какие варианты использования и типы дистанционных встреч вы хотите проводить в вашей компании. Существует множество удобных вариантов и технологий для всех доступных служб и платформ, а также для ситуаций, когда их необходимо комбинировать.
Сосредоточьтесь на потребностях пользователей и позвольте компетентному торговому посреднику направить вас к правильному решению.

Продолжите ориентируясь на вопросы ниже:

• Аудио или видео: Хотите решения для видеоконференций или достаточно телефонной конференции?
• Что будет центральным устройством: Будут ли пользователи приносить свои собственные ноутбуки с приложениями для совещаний, такими как Microsoft Teams или Zoom, или вы ищете решение «все в одном» с центральным устройством, чтобы комната всегда была готова к видеоконференциям?
• Конференции с добавлением участников по линии IP / GSM и т.п.: Хотите ли вы сочетать новейшие инструменты совместной работы в облаке с обычными телефонными звонками, так называемыми гибридными конференциями?
• Нужно ли покупать новое решение целиком или только дополнить имебщееся оборудование: Если у вас есть хорошие, эффективные конференц-телефоны с USB-подключением, неплохо было бы просто купить несколько видеокамер и интеллектуальных микрофонов и центральных хаб для объединения системы, чтобы быстро и легко  перейти на видео встречи.

3. Создайте пространство 

Какие места в вашем офисе могут подойти для организации пространства для видеоконференции? Вам не нужно думать в рамках стандартных стереотипов представления конференц-комнаты. Просто посчитайте сколько небольших комнат или свободных пространств вы можете или хотите использовать. Или обратите внимания на пространства, которые вы вовсе не используйте - возможно пришло время подарить им новую жизнь и превратить в зону для конференций?

Составьте список нужного оборудования на основе вопросов ниже:

• Звуковое оборудование (конференц-телефон, спикерфон) нужно выбирать по количеству участников: Выберите оборудование, которое адаптировано к планируемому количеству людей. Очень часто этот параметр не учитывают, а он является практически основным.
• Свет для видео: Для видеоконференций полезно иметь несколько хороших источников света, чтобы видеокамера могла адаптироваться к свету. Также постарайтесь по возможности избегать подсветки. У вас есть такая комната или ее легко создать?
• Материал стен и покрытий: У вас есть или вы можете создать пространство без разрушающего фонового шума и больших гладких поверхностей, которые вызывают посторонний звук?
• Подходящая камера: Существуют различные виды камер, которые оптимизированы для разных размеров и расстановки мебели в конференц-залах. Подходящая камера для комнаты, где участники сидят рядом с дисплеем, должна иметь широкое поле обзора, в идеале около 120 градусов, чтобы каждый мог естественно вписаться в картину. В глубоких помещениях полезно иметь качественный оптический зум в сочетании с панорамированием и наклоном (PTZ).

4. Установка

Если вы выберете один из комплектов Konftel, то установка не будет проблемой. Процесс внедрения системы Konftel - это подключение к ПК с помощью обычного USB-кабеля специального Хаба OCC (One Cable connection), который объединяет в единую систему камеру, аудио-девайс и дисплей.

Примите во внимание при выполнении установки:

• Расстояния между устройствами и мебелью: Насколько далеко находятся друг от друга стол и дисплей?, 
• Расположение устройств: Часто разумно разместить центральный хаб под столом. При необходимости используйте удлинитель для камеры.
• Позиция камеры: Идеальная позиция для камеры - на уровне глаз.
• Размер стола: Вам нужны дополнительные микрофоны, чтобы все могли быть услышаны?
• Где будет основной микрофон: Будет ли человек, ведущий собрание, всегда сидеть в более или менее одном и том же месте, или ему будет нужно перемещаться?
• IT-обслуживание оборудования: Доступны веб-справочные инструменты, позволяющие ИТ-администратору удаленно настраивать и обновлять IP-телефоны для конференций.

5. На встрече

Есть несколько простых вещей, которые нужно иметь в виду, чтобы обеспечить хорошее, качественное и продуктивное видео-собрание, когда все будет готово.

Что иметь в виду для видео встречи:

• Проверьте подключение оборудования заранее: Прежде чем начать собрание, выясните, все ли аудио и видео устройства подключены. Это чрезвычайно распространенный источник проблем на дистанционных встречах. Все это можно настроить в настройках приложения для собраний.
• Не шумите: Убедитесь, что вы не барабаните ручкой по столу и не стучите слишком сильно по клавиатуре. Это создает разрушительный шум для удаленных участников.
• Убедитесь в надежности подключения к интернету: Если вы проводите собрание в приложении на своем ноутбуке, вам следует переключиться с Wi-Fi и подключиться через сетевой кабель, если у вас есть такая возможность.
• Проверьте камеру заранее: Перед началом видеоконференции рекомендуется проверить, что увидят участники встречи. Чрезвычайно запутанный или шумный фон также мешает участникам сконцентрироваться на встрече.
• Контролируйте свой взгляд: Старайтесь смотреть в камеру через регулярные промежутки времени во время видео-встречи, даже если вы делаете заметки, чтобы все чувствовали себя вовлеченными в собрание.
   

Для более детальной подготовки доверьтесь Ваши поставщикам оборудования.

Сотрудничайте по всему миру вместе с Konftel, где бы вы ни находились.